Q013-Comment gérer les incertitudes, les inconnues, les risques, le stress dans un programme de prospective?

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Mettre en place un programme de prospective technologique n’est pas si différent en soi qu’initier tout autre programme d’exploration ou de recherche. C’est plutôt l’image que vos collègues pourront avoir du programme qui pourrait, elle, être différente. Puisque votre programme a comme thème de recherche le futur, vous ferez probablement assez vite l’objet de remarques humoristiques concernant vos activités. 

Fort heureusement, il existe des moyens de faire face aux regards amusés. En commençant par  séparer clairement d’une part le processus et la trame méthodologique sur lesquels repose votre programme, et d’autre part les livrables que vous vous attendez à produire, vous faites preuve de la transparence nécessaire afin de parer à toute critique du type “le programme de prospective technologique est un rendez-vous de diseuses de bonne aventure”. En outre, une feuille de route synthétique, qui reprend l’ensemble des activités programmées, si possible sur une page, vous servira de support pour répondre à toute demande d’explication ou de clarification.

Vue générale des activités 2019 ayant mené à la publication
DEFTECH Highlight-Urbanity
Représentation globale des activités 2020 telles que planifiées en janvier 2020.

Gardez en tête que les nombreuses activités qui jalonneront le développement de votre programme – organisation d’ateliers et de journées thématiques, rédaction de rapports, présentation lors de réunions à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation etc. – donneront lieu à autant de réponses à la question “comment bien faire ?” qu’il y aura d’avis exprimés. Vous allez très souvent devoir recourir à votre jugement, à votre expérience, voire à vos intuitions pour façonner votre programme, tout en créant les temps et les espaces nécessaires pour consulter, recueillir l’avis de vos parties prenantes et les associer dans une logique de co-création aux prochaines étapes de votre programme.

Vous aurez l’impression d’être submergé par la quantité d’informations que vous trouverez sur le Web au sujet d’activités similaires à votre programme. Rapidement, vous tirerez la conclusion suivante : en matière de prospective technologique, presque tout ce qui peut être entrepris l’a déjà été. Bonne nouvelle : cette profusion d’articles, de rapports et de livre blancs en tous genres est une aubaine !

Vous avez ainsi des éléments desquels vous pouvez vous inspirer, copier, et vous focaliser sur la valeur ajoutée que vous allez apporter. En effet, s’il existe de magnifiques rapports de prospective technologiques réalisés par des structures d’experts significativement plus importantes que la vôtre, pourquoi vouloir répéter le travail? Ce qui est valable comme tendances (trends) dans les autres pays ou dans d’autres industries l’est sûrement pour vous aussi. N’ayez pas peur de composer et de bâtir sur ces informations, de les adapter, voir de les copier (en citant naturellement la source) : c’est tout du temps de gagné pour vous concentrer sur les spécificités de votre environnement.

Un élément important permettant de lever les incertitudes est de parler avec des collègues et amis de ce que vous voulez réaliser. Testez vos idées sur les gens, observez leurs réactions et écoutez ce qu’ils en pensent. N’hésitez pas à demander si telle ou telle information serait utile, si telle ou telle représentation pourrait être d’intérêt. En procédant de la sorte vous commencez à façonner votre programme ainsi que vos livrables et surtout, vous rendez votre entourage participatif, complice de vos activités, et surtout conscient de celles-ci.

Dédiez du temps à la réflexion, beaucoup de temps, encore plus de temps jusqu’à ce que
vous soyez convaincus des actions à entreprendre et planifiez ensuite celles-ci. 

Une représentation des différentes phases du projet vous aidera à cristalliser vos idées pour mieux les présenter. Ces différentes phases peuvent se rapporter à l’année en cours, il ne peuvent pas avoir la prétention, en tout cas durant cette phase d’initialisation, de présenter le programme de prospective dans sa globalité!

Pour chaque phase, prenez le temps de rédiger 

  1. les objectifs 
  2. les livrables
  3. les tâches

Voici un exemple de document tel que suggéré.

 

Attention cependant:
une fois que vous avez décidé ce que vous allez réaliser, ne déviez plus de votre objectif jusqu’à ce que vous l’ayez atteint.
Soyez confiant, il sera toujours possible d’améliorer ensuite les choses, mais vous avez besoin d’une première itération pour un premier produit, et c’est ce que vous êtes en train de réaliser.

Votre avis et votre expérience nous intéressent!

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