Q119-Comment recueillir les besoins individuels en information?

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Une démarche de prospective s’adresse nécessairement à quelqu’un (ou à un groupe de personnes) et vise à atteindre un objectif bien identifié (par exemple, explorer différents scénarios de logistique urbaine du futur afin d’anticiper de nouvelles difficultés – embouteillages, pollution etc.).

Dès lors, il est crucial de recueillir les besoins en information des individus concernés afin d’orienter au mieux les livrables de la démarche de prospective. Le recueil des besoins peut se faire via des entretiens individuels ou dans le cadre d’ateliers en petits groupes. Dans tous les cas, l’objectif est de permettre à chaque participant de verbaliser environ 3 à 5 besoins en information, repérés dès aujourd’hui ou dont il pense qu’ils pourraient émerger à l’avenir (compte tenu de transformations dans l’environnement de l’organisation, du jeu d’acteurs dans l’écosystème de l’organisation, de l’émergence de nouvelles technologies etc.), puis de les saisir au moyen d’une grille telle que celle présentée ci-dessous :

L’ analyse de la grille des besoins une fois celle-ci complétée:

  1. Dans un premier temps, on examinera la grille des besoins exprimés :
    1. Quels besoins font débat ?
    2. Certaines cases n’ont pas ou peu d’entrées : pourquoi ? Peut-on les compléter ?
    3. D’autres case sont abondamment fournies : pourquoi? Que peut-on en conclure ?
  2. Dans un deuxième temps, on examinera dans le processus pour l’obtention d’informations (cercle vertueux) ce qui fonctionne très bien (+++), à peu près (+/-), pas du tout (-) pour chaque catégorie de besoins (doit-on rechercher des sources? Sait-on qui contacter, etc.).

  3. Les étapes 1 et 2 permettent de remplir ensuite la grille des « pistes d’amélioration » qui vise à recenser l’ensemble des problématiques et des points d’amélioration liés à la collecte des informations nécessaires au bon déroulement de la démarche de prospective.
Plan d'amélioration visant à résumer les actions nécessaires à la collecte d'informations.

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